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綜合圖檔管理系統 方案概述

    目前在設計領域,電子化出圖已經普及,各種檔案資料和電子文件日益龐大,在傳統的管理模式下,設計單位的電子文件分散在設計人員手中,歸檔工作通常是人工收集刻盤、服務器目錄共享等方式,這些方式缺乏嚴密高效的檢查機制,導致紙質歸檔時,很難找到對應的電子圖紙。

   ·設計項目完成后,您是否為無法及時收集電子設計成果而煩惱?
   ·整理設計檔案時,您是否為電子文件與紙質圖紙不一致而困惑?
   ·日常設計過程中,您是否為難以查詢利用相關電子圖檔而苦悶?
   ·在開放的網絡環境中,您是否為設計成果資源的安全而憂心忡忡?

    飛時達綜合圖檔管理系統針對以上問題量身定做,是一套集電子檔案管理、實物檔案管理、CAD打印入庫于一體,以數據庫為基礎,對工程圖紙、工程文檔、工程數據、檔案數據進行綜合管理的應用軟件系統。適用于勘察設計、制造業、檔案局、醫院、學校等有大量電子文件、紙質檔案需要管理的企事業單位。總體目標是實現設計成果的有效組織、科學管理、高效利用,以提高工作效率、創造新的價值。

    系統直接搭建在Windows平臺上,核心技術包括CAD技術、文件瀏覽器、流程與界面平臺、IM通訊、數據庫技術、條形碼、項目位置查詢、全文檢索等。

  本方案包括“電子圖檔管理”、“紙質檔案管理”、“打印出圖”3個模塊。

 

    紙質檔案管理模塊:可以完成科技、圖書、文書、會計、音像等檔案的查詢查閱和管理工作,包括分類管理、案卷管理、條目管理、歸檔管理、借閱管理、查詢檢索、統計分析、權限分配等功能。

    電子圖檔管理模塊:以電子文件為管理對象,簡化了傳統檔案管理的繁瑣,實現了對電子圖文檔的管理,包括說明書、圖紙、批文、計算書等。具有入庫歸檔、分類檢索、下載管理、發行管理、權限設置、查詢統計等功能。

    CAD出圖模塊:通過控制DWG圖紙的打印出圖環節,自動收集圖紙、提取圖紙信息入庫,幫助檔案管理人員快速歸檔,通過條形碼將解決了紙質圖紙與電子圖紙不一致的問題,包括圖簽管理、條形碼生成、圖紙分割、打印入庫四個功能。

    本方案包含系統與綜合辦公信息系統、生產經營管理系統、專業協同設計軟件可做到無縫銜接。 

    數據流圖 

系統結構圖 


 

綜合圖檔管理系統 功能特點

 ♦   圖紙自動收集:通過控制圖紙的打印環節,自動將電子文件存到文件庫中,實現了打印與歸檔同步,免去了電子成果人工收集的煩惱。      

填寫圖簽信息圖


♦    條形碼身份認證:圖紙打印歸檔時,系統會自動給電子文件配上唯一的條形碼并打印在圖紙上,紙質圖紙歸檔時,通過條形碼掃描識別,自動將文件庫中電子成果與紙質成果關聯歸檔,實現兩者同步,保證了圖紙與電子文件的一致性。


♦   資源高效利用:以Web查詢模式在海量知識數據和成果數據中快速查找,類似Baidu和Google查詢,軟件內嵌專業瀏覽器,對數百種文件進行瀏覽,大大提高了圖檔查閱的效率。 

填寫圖簽信息圖



♦    資源安全管理:軟件具有全面、可靠的安全機制,通過權限控制、日志跟蹤、數據加密機制來保障數據的安全,對不同人員、不同項目靈活設置操作權限(歸檔、瀏覽、借閱下載、發行、統計、備份等)。


♦    軟件靈活易用:軟件實現了庫結構、條目屬性、界面、報表、圖簽的自由定制,同時做到操作簡潔易用。開放的數據與接口,可做到與設計院信息系統無縫集成。

入庫歸檔

    歸檔是檔案管理的一個重要環節,既要保證數據的完整性,又要做到操作簡易入庫歸檔。對于電子文件的入庫,系統提供了多種方式,包括CAD打印入庫、走審批流程入庫、檔案人員直接入庫。

 

(1) CAD打印入庫


    通過控制DWG圖紙的打印出圖環節,自動收集圖紙、提取圖紙信息入庫,幫助檔案管理人員快速歸檔,通過條形碼將解決紙質圖紙與電子圖紙不一致的問題。


    本模塊通過統一圖框圖簽,規范了出圖標準,提高了出圖效率。


   ♦  圖簽管理:包括“定義圖框”、“套用圖框”、“填寫圖簽信息”。

 

 

填寫圖簽

 

    ♦   打印入庫:打印入庫支持二種方式,一種是設計人員直接打圖,另一種是打圖員打圖。提交打印后,系統后臺自動進行拆包、入庫,同時發送打印文件到繪圖儀。

 

 

圖紙打印配置圖

 

    ♦   紙質檔案掃描:在設計人員交曬或歸檔紙質圖紙時,檔案人員通過掃描圖紙條形碼,系統把對應的電子文件及信息顯示出來,并自動完成紙質檔案和電子圖紙的關聯歸檔。

 

 

條形碼掃描圖

(2)走審批流程入庫


    如果不按照CAD打印入庫方式歸檔,又要求從設計到歸檔流程化,可以選擇“走流程”歸檔方式。系統提供了流程定制模板,可以滿足各種形式的入庫審批要求。

 

 

電子圖檔走流程歸檔圖

 

(3)直接入庫


    由檔案人員直接對電子圖檔、紙質檔案進行歸檔。對于歷史資料的入庫,系統提供了批量入庫功能。

 

 

電子圖檔入庫歸檔圖

檔案管理

    檔案管理模塊是指實物檔案管理,通過它可以完成科技、圖書、文書、會計、設備、音像等檔案的查詢查閱和管理工作,包括分類管理、案卷管理、條目管理、銷毀管理等功能。


(1)分類管理


    分類管理用來定義本單位檔案的內容,主要包括“科技檔案”、“圖書檔案”、“文書檔案”、“會計檔案”、“音像檔案”等。使用單位可以根據需要來定制檔案以及檔案的信息字段。

 

 

檔案分類定制圖

 

(2)案卷管理


     案卷是檔案條目匯集和存放的最終位置,分卷管理是檔案管理的常用方法,案卷管理包括新建案卷、修改案卷、刪除案卷、調整案卷、歸卷、權限設置、調整顯示字段等功能。

 

 

案卷信息圖

 

 

條目歸卷圖

 

(3)條目管理


     條目是檔案實物,條目管理是對檔案條目信息的管理,包括新建條目、修改條目、刪除條目、銷毀條目、條目附件等功能。

 

檔案條目信息圖

 

(4)銷毀管理


    因保存期已到或其它的原因,有些檔案需要銷毀,系統提供了銷毀、查詢歷史銷毀記錄操作。

 

 

檔案銷毀管理圖

 

圖檔瀏覽

     專業的瀏覽器對于網絡應用的電子圖檔管理來說至關重要,飛時達專業瀏覽器支持DWG、Office文件、常用圖片圖像等格式,可以自如地進行縮小、放大、翻轉。

 

 

瀏覽器圖

 

 

借閱下載

    借閱下載包含實物檔案的實物借閱管理和電子文件的下載管理。


(1)借閱管理


    借閱管理是對檔案實物進行借閱管理。檔案管理人員可以進行實物借閱、歸還操作,可以隨時查詢用戶借閱情況,一般用戶可以查詢檔案或案卷實物的庫存情況,還可以對實物進行預約。包括借閱、歸還、預約等功能。

 

 

借閱管理

(2)下載管理


    下載管理與權限管理關系密切,既要滿足下載的方便性,又要對其操作進行限制。功能包括下載、下載申請、下載審核、掃描下載。


    下載:下載有權限下載的電子圖檔。當無權限時,可以通過網絡提交電子申請,審核人同意后,可以下載文件到本地。

 

 

下載圖

    下載申請:當無權限下載電子圖檔時,可以選擇提交一份電子申請單。

 

 

下載申請圖

 

    下載審核:對下載申請單做出批復,可以設定下載期限。

 

 


下載審核圖

 

    掃描下載:通過掃描槍掃描紙質圖紙的方式,對應電子圖紙自動下載,此功能主要用于檔案管理員。

 

 

掃描下載圖

 

圖檔發行

    圖檔發行主要用于把成果圖發行給甲方,或者把圖庫中文件按照指定的目錄分類導出來。對于DWG文件支持發行為DWF只讀文件格式,Office文件發行為圖片格式。

 

 

圖檔發行圖

 

查詢檢索

    快速查詢定位是電子圖檔管理最常用的功能,系統除提供了簡單查詢和條件查詢方法外,還對電子圖檔分類也提供了靈活的配置。


    ♦ 靈活分類:以樹型視圖進行導航分類。此分類為邏輯分類,每個使用者都可以進行動態配置,將電子圖檔進行有序管理。

   

 

靈活分類圖

 

    ♦  簡單查詢:以一個字段內容進行信息模糊匹配。

 

 

簡單查詢圖

 

    ♦  條件查詢:以多個字段內容組合來查詢信息。包括項目查詢、電子文件查詢、案卷查詢和條目查詢等。

 

 

條件查詢圖

 

統計分析

    系統提供了通用的統計功能和報表設計工具。可以按照時間、部門、人員、分類、工程、項目,對工程、項目、圖檔的數量進行統計,同時還可以進行紙質檔案統計、借閱統計、下載統計、瀏覽統計等。統計結果支持外部文件導出。

 

 

電子圖檔(科技檔案)統計圖

 

 

下載統計圖

 

 

打印統計圖

 

權限分配

     權限管理是一項限制操作,對不同類別的使用者進行操作設置,系統采用了系統授權與功能授權相結合,系統授權由系統管理員操作,對使用系統進行一級限制,功能授權更加具體的對電子圖檔進行操作限制,這里要說的是功能授權。


    電子圖檔權限分配可以按照用戶組、角色、用戶來配置,橫向可以具體到工程、項目、圖紙,也可以按照邏輯樹自由組合條件,縱向可以按照密級配置到查看基本信息、查看詳細信息、查看縮略圖、詳細瀏覽、文件下載。既滿足了實際權限控制需求,又做到了操作簡便。

 

 

電子圖檔授權圖

 

系統管理

    系統管理模塊,包括用戶管理、權限管理、系統設置、日志管理、備份恢復五個功能。

 

 

系統管理界面

 

綜合圖檔管理系統 典型案例

杭州市城鄉建設設計院

杭州市規劃設計研究院

寧波市城市規劃設計研究院

臺州規劃設計研究院

義烏城市規劃設計研究院

杭州市交通研究中心

中國美院風景園林建筑設計院

浙江華東建設工程有限公司

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江西省新鋼設計研究院

黑龍江省林業設計研究院

廣東省惠州市規劃設計研究院

……

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